Методики тайм-менеджменту від Gifty

Планування не працює, але без нього теж нічого не працює. У цій статті розповідаємо про цікаві методики, які пропонує тайм-менеджмент, зі своїми власними прикладами з життя.

Правильний розподіл часу — не суперсила і не вроджена якість, цьому можна навчитися та потім ефективно застосовувати. І поки не винайшли маховик часу, як у Герміони з «Гаррі Поттера», доводиться користуватися різними інструментами та техніками, щоб щось встигати.

«Це лише одна чашка кави, це ненадовго»... «Зараз тільки повідомлення перевірю»... «Хтось лайкнув пост, треба швиденько глянути»... Але це ж не ти, правда? :)

Тайм-менеджмент — це те, як ми вирішуємо організовувати і використовувати свій час. Навіщо нам це? Щоб день був довше, завдання виконані швидше і залишався час на відпочинок і релакс.

Існує безліч способів керування часом. Звичайно, немає технік, які будуть однаково ефективно працювати для всіх. Візуалам підходить одне, людям, яким необхідно наближення дедлайну, щоб закрити задачу — інше. Але добре, що вибір величезний, і кожен може знайти своє.

Давай подивимося, з чого ж обирати.

1. Список справ

Складання списку справ точно не новаторська техніка, але це один з найдієвіших засобів зробити планування часу більш продуктивним. Наявність списку задач допомагає тобі усвідомлено ставитися до робочого процесу та своїх цілей.

Як це працює:

Список фокусує на важливому, всі завдання за його межами другорядні. І якщо мозок починає відволікатися, поглядати у бік соцмереж і пориватися перевірити чергове повідомлення, швидкий погляд на список нагадає про пріоритети.

Ведення переліку справ також приносить задоволення від візуалізації того, що ти хочеш досягти, і покрокового шляху до цього. А ще викреслювати закінчені справи дуже приємно.

Інструменти:

• магнітний планер на холодильник, щоб тримати перед очима першочергові завдання зі списку або те, що ні в якому разі не можна забути;

• планер It's a plan, щоб тримати в одному місці основний список справ і розподіляти окремі завдання за місяцями, тижнями та днями.

1. План на наступний робочий день пишу в кінці попереднього — так точно нічого не забудеш з незакінчених задач.

2. В першу чергу виконую саму трудомістку, неприємну або складну задачу (та сама жаба, яку потрібно з'їсти).

3. «Ділю слона»: складну задачу розбиваю на багато дрібних. І в план на день вношу тільки дрібні.

4. Все-все записую. Навіть такі задачі, як відправити контакт або текст на узгодження. Іноді записати задачу довше, ніж її виконати відразу. Але так точно нічого не забудеш.

5. Всі задачі розділяю на термінові важливі, нетермінові важливі тощо. У список вношу за важливістю та пріоритетністю. В кінці списку повинні опинитися ті, які можна перенести на наступний день/тиждень і від цього ніхто не помре.

6. Позначаю всі виконані задачі галочкою. Це дуже приємно і мотивує виконувати (і записувати) більше задач, а значить весь робочий день буде під контролем і простіше буде відстежити його продуктивність.

2. Визначення пріоритетів («Матриця Ейзенхауера»)

Якщо складання списку справ — це перший крок до того, щоб удосконалити планування дня, тижня і так далі, то наступним кроком буде визначення пріоритетів для твоїх задач. Він проведе тебе через всі дії в порядку важливості.

Організуй свої задачі в чотири окремих квадранта, відсортувавши їх на важливе і неважливе, термінове і нетермінове. Термінові завдання — це ті, які, на нашу думку, необхідно виконати негайно. Важливі — ті, які сприяють досягненню довгострокових цілей або цінностей. В ідеалі потрібно працювати тільки з задачами з двох верхніх квадрантів — «важливе + термінове» і «важливе + нетермінове». Решту делегувати або викреслювати.

Перш ніж Дуайт Ейзенхауер став президентом США у 1953 році, він служив в армії США в якості командувача військами союзників під час Другої світової війни. Кожен день він стикався з важкими рішеннями, які змусили його винайти те, що зараз називається матрицею Ейзенхауера, або матрицею Терміново/Важливо.

Як це працює:

Пріоритезація — це ефективний захист від спокуси терміновими, але несуттєвими завданнями. Адже часто ми зосереджуємося на невідкладній, але насправді не такій важливій роботі просто тому, що наближається крайній термін.

Інструменти:

• мобільні додатки з управління часом, наприклад, такі як Todoist і Evernote;

• паперовий блокнот;

• мотиваційний календар;

• додатки, які обмежують час, який ми проводимо в інших додатках (наприклад, SelfControl).

3. Техніка Помідора

Про метод помідора, здається, не сказав тільки ледачий, але його все одно потрібно згадати. Адже, незважаючи на популярність методики, про неї чули далеко не всі. Може бути, що для когось саме ця техніка стане «патичком-допомогачком» і дуже спростить планування часу.

Що робити:

1. Вибери завдання, яке потрібно виконати.

2. Встанови таймер (наприклад, на 25 хвилин).

3. Зосередься на поставленому завданні.

4. Коли таймер задзвонить, постав галочку на аркуші паперу.

5. Зроби невелику перерву на 3-5 хвилин. Вийди на балкон, зроби чашку кави, займися чимось, не пов'язаним з роботою, щоб дати мозку відпочити (але не перевіряй повідомлення і соцмережі!).

6. Повтори кроки з другого по п'ятий. Виконавши цей процес чотири рази, можеш зробити більш тривалу перерву на 20-30 хвилин.

Як це працює:

Автор техніки помідора засновує її на ідеї, що часті паузи стимулюють розумову діяльність і гнучкість розуму. Методика добре підходить творчим людям, а також тим, хто відчуває себе вигорілим.

Інструменти:

• таймер або додаток Pomodoro Timer;

• блокнот зі списком завдань;

• щось приємне для перерв і релаксу, наприклад, прикольна чашка з Гусем для улюбленого напою або чашка, яка буде читати тобі п'єси Леся Подерв'янського (якщо не боїшся міцного слівця);

• мотиваційний календар.

Скільки постів про методики планування я написала і намагалася застосувати... Ключові перевірені лайфхаки, якими я можу поділитися:

• Визначай конкретний час на задачу (з запасом) і не відволікайся ні на що. Ось взагалі. Навіть на повідомлення. Коли горять дедлайни, вони (повідомлення) можуть трохи почекати, серйозно.

• Спочатку виконуй ту задачу, яку найменше хочеться.

• Стеж за своїм настроєм. Мало хто про це говорить, але це дійсно важливо. Коли я в хорошому настрої, задачі виконуються швидко і легко. Та й круті ідеї якось самі з'являються в голові.

• Іноді я використовую таймінг — протягом дня засікаю, скільки часу у мене йде на окремі задачі. В майбутньому це допомагає більш якісно використовувати свій час.

4. Закон Паркінсона

Британський історик Сиріл Норткот Паркінсон прославився фразою «робота розширюється, щоб заповнити час, доступний для її завершення». Іншими словами, скільки часу ти відводиш на задачу, на стільки ж часу вона й розтягнеться. Правильне або неправильне використання цього принципу може сильно вплинути на планування дня.

Як це працює:

Це не метод управління часом як такий. Це закон, який, якщо його зрозуміти, може бути застосований як один з найбільш ефективних методів, якими багатий тайм-менеджмент. Суть його в тому, що, ти точно можеш працювати більш ефективно за більш короткі проміжки часу.

До речі, це відмінно підходить для прокрастинаторів і людей, які добре працюють під тиском.

Ось кілька порад, як застосовувати:

• Спробуй попрацювати без зарядного пристрою для ноутбука.

• Встанови крайній термін. Дай собі певний час, щоб щось зробити, а потім скороти його вдвічі.

• Обмежуй час для завдань. Дай собі всього 20 хвилин вранці, щоб відповісти на електронні листи.

Інструменти:

• планер або блокнот;

• магнітний планер.

5. Техніка «З’їж цю жабу»

Цей метод названий на честь цитати Марка Твена: «З'їжте живу жабу вранці насамперед, і до кінця дня з вами не станеться нічого гіршого». Почни свій день з виконання найбільш обтяжливих завдань і позбудься них.

Як це працює:

1. Чітко визнач мету. Чого ти хочеш досягти найбільше?
2. Запиши це.
3. Встанови крайній термін.
4. Склади список того, що потрібно зробити для досягнення своєї мети.
5. Організуй цей список за пріоритетом. Найважливіші предмети, напевно, найскладніші. Це твої «жаби».
6. Дій. Якщо у тебе на тарілці кілька жаб, спочатку з'їси найпротивнішу.
7. Повторюй цей цикл кожен день, щоб завжди робити щось, що буде підштовхувати тебе до твоєї мети.

Інструменти:

• щоденник або блокнот;

• магнітний планер.

6. Система GTD, або Getting Things Done (доведення справ до завершення)

Ця система теж про тайм-менеджмент і заснована на кількох кроках. Ось вони:

Крок 1. Збір

Збери все, що вимагає твоєї уваги. Будь-то фізичні речі, електронна інформація або твої думки. Процес збору відбувається постійно, в режимі 24х7х365.

Крок 2. Обробка

Визнач, що означає кожен елемент, зібраний на першому кроці. Цей процес включає в себе прийняття рішення, що вимагає дій, а що ні, які наступні дії і який бажаний результат.

Крок 3. Організація

Поклади оброблені елементи в групи, списки або категорії, де значення відповідає місцю розташування. Саме тут створюється надійна система для всіх речей в твоєму житті.

Крок 4. Огляд

Часто переглядай те, що вийшло. Проглядай списки так часто, як потрібно, щоб визначити, що потрібно робити далі. Роби щотижневий огляд, щоб очистити, оновити списки і звільнити свій розум.

Крок 5. Виконання

Просто роби. Обирай найбільш доречні дії в потрібний час. Методологія GTD виділяє три основні моделі для визначення подальших дій: критерії, що обмежують, горизонти фокуса і потрійний аналіз повсякденної роботи.

Як це працює:

Основні принципи, на яких побудована методологія GTD:

• Нічого не тримати в голові.
• Простіше значить краще.
• Думати про рішення.
• Одна задача в один момент часу.
• Багатозадачність — перешкода.
• Скласти список дій.

Всі ці принципи допомагають придбати потрібні навички планування та правильно організувати розподіл часу.

Інструменти:

• блокнот або паперовий планер;

• магнітний планер;

• мотиваційний календар;

• набір наклейок «Все горить» для ведення блокнота.

Ми постійно використовуємо речі, які полегшують нам планування часу. І впевнені, що інструменти планування повинні бути не тільки зручними, але і естетично приємними. Саме такі ти знайдеш в нашому каталозі. Приходь подивитися вживу в нашому шоу-румі в Києві або можеш замовити онлайн, а ми відправимо в будь-яку точку України.

ОСНОВНІ ІНСТРУМЕНТИ БУДЬ-ЯКОГО ПЛАНУВАННЯ —

МАГНІТНІ ПЛАНЕРИ, ПАПЕРОВІ ПЛАНЕРИ, БЛОКНОТИ, КАЛЕНДАРІ

Що почитати за темою:

• Як я веду блокнот. 4 різних людей розповіли, навіщо їм паперові блокноти
• ТОП-7 лайфхаків планування в умовах турбулентності 2021