Відповімо на всі Ваші запитання:)


Адрес

Відповімо на всі Ваші запитання:)

Планирование не работает, но без него тоже ничего не работает. В этой статье рассказываем об интересных методиках, которые предлагает тайм-менеджмент, со своими собственными примерами из жизни.

Правильное распределение времени — не суперсила и не врожденное качество, этому можно научиться и затем эффективно применять. И пока не изобрели маховик времени, как у Гермионы из «Гарри Поттера», приходится пользоваться разными инструментами и техниками, чтобы что-то успевать.

 

«Это всего лишь одна чашечка кофе, это ненадолго»... «Сейчас только сообщение проверю»... «Кто-то лайкнул пост, надо быстренько взглянуть»…  Но это же не ты, правда? :) 

 

Тайм-менеджмент — это то, как мы решаем организовывать и использовать свое время. Зачем нам это? Чтобы день был дольше, задачи выполнены быстрее и оставалось время на отдых и релакс. 

Существует бесчисленное множество способов управления временем. Конечно, нет техник, которые будут одинаково эффективно работать для всех. Визуалам подходит одно, людям, которым необходимо приближение дедлайна, чтобы закончить задачу — другое. Но хорошо, что выбор огромен, и каждый может найти свое.

Давай посмотрим, из чего выбирать-то.

 

Ежедневник Гусь организованный от Gifty

 

1. Список дел

Составление списка дел точно не новаторская техника, но это один из самых действенных способов сделать планирование времени более продуктивным. Наличие списка задач помогает тебе осознанно относиться к рабочему процессу и своим целям.

 

Как это работает:

Список фокусирует на важном, все задачи за его пределами второстепенны. И если мозг начинает отвлекаться, посматривать в сторону соцсетей и порываться проверить очередное сообщение, быстрый взгляд на список напомнит о приоритетах.

Ведение списка дел также приносит удовольствие от визуализации того, чего ты хочешь достичь, и пошагового пути к этому. А еще вычеркивать законченные дела безумно приятно.

 

Блокнот и магнитный планер It`s a plan

 

Инструменты:

  • магнитный планер на холодильник, чтобы держать перед глазами первоочередные задачи из списка или то, что ни в коем случае нельзя забыть;

  • планер It’s a plan, чтобы держать в одном месте основной список дел и распределять отдельные задачи по месяцам, неделям и дням.

1. План на следующий рабочий день пишу в конце предыдущего — так точно ничего не забудешь из незаконченных задач.

2. В первую очередь выполняю самое трудоемкое, неприятное или сложное задание (та самая лягушка, которую нужно съесть).

3. «Делю слона»: сложную задачу разбиваю на много мелких. И в план на день вношу только мелкие.

4. Все-все записываю. Даже такие задачи, как отправить контакт или текст на согласование. Иногда записать задачу дольше, чем ее выполнить сразу. Но так точно ничего не забудешь.

5. Все задачи делю на срочные важные, несрочные важные и так далее. В список вношу по важности и приоритетности. В конце списка должны оказаться задачи, которые можно перенести на следующий день/неделю и от этого никто не умрет.

6. Отмечаю все выполненные задачи галочкой. Это очень приятно и мотивирует выполнять (и записывать) больше задач, а значит весь рабочий день будет под контролем и проще будет отследить его продуктивность.

 

Блокноты Шатохина Inspiring

 

2. Расстановка приоритетов («Матрица Эйзенхауэра»)

Если составление списка дел — это первый шаг к тому, чтобы усовершенствовать планирование дня, недели и так далее, то следующим шагом будет расстановка приоритетов для твоих задач. Он проведет тебя через все действия в порядке важности. 

Организуй свои задачи в четыре отдельных квадранта, отсортировав их на важное и неважное, срочное и несрочное. Срочные задачи — это те, которые, по нашему мнению, необходимо выполнить немедленно. Важные — те, которые способствуют достижению долгосрочных целей или ценностей. В идеале нужно работать только с задачами в двух верхних квадрантах — «важное+срочное» и «важное+не срочное». Остальные делегировать или вычеркивать. 

 

Прежде чем Дуайт Эйзенхауэр стал президентом США в 1953 году, он служил в армии США в качестве командующего войсками союзников во время Второй мировой войны. Каждый день он сталкивался с трудными решениями, которые заставили его изобрести то, что сейчас называется матрицей Эйзенхауэра, или матрицей Срочно/Важно.

 

Как это работает:

Приоритезация — это эффективная защита от соблазна срочными, но несущественными задачами. Ведь часто мы сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе просто потому, что приближается крайний срок. 

 

Инструменты:

  • мобильные приложения по управлению временем, например, такие как Todoist и Evernote;

  • бумажный блокнот;

  • мотивационный календарь;

  • приложения, которые ограничивают время, которое мы проводим в других приложениях (например, SelfControl).

 

Блокноты Гусь Ученый, блокноты с Гусем

 

3. Техника Помидора

Про метод помидора, кажется, не сказал только ленивый, но его все равно нужно упомянуть. Ведь несмотря на популярность методики, о ней слышали далеко не все. Может быть для кого-то именно эта техника станет «палочкой-выручалочкой» и очень упростит планирование времени. 

 

Что делать:

  1. Выбери задачу, которую нужно выполнить. 

  2. Установи таймер (например, на 25 минут).

  3. Сосредоточься на поставленной задаче.

  4. Когда таймер зазвонит, поставь галочку на листе бумаги.

  5. Сделай небольшой перерыв на 3-5 минут. Выйди на балкон, сделай чашку кофе, займись чем-нибудь, не связанным с работой, чтобы дать мозгу отдохнуть (но не проверяй сообщения и соцсети!).

  6. Повтори шаги со второго по пятый. Выполнив этот процесс четыре раза, можешь сделать более длительный перерыв на 20–30 минут.

 

Как это работает: 

Автор техники помидора основывает ее на идее, что частые паузы стимулируют умственную деятельность и гибкость ума. Методика хорошо подходит творческим людям, а также тем, кто чувствует себя выгоревшим.

 

Инструменты:

  • таймер или приложение Pomodoro Timer;

  • блокнот со списком задач;

  • что-то приятное для перерывов и релакса, например, прикольная чашка с Гусем для любимого напитка или чашка, которая будет читать тебе пьесы Леся Подервянского (если не боишься крепкого словца);

  • мотивационный календарь.

Сколько постов про методики планирования я написала и пыталась применить… Вот главные проверенные лайфхаки, которыми я могу поделиться.

  • Определяй конкретное время на задачу (с запасом) и не отвлекайся ни на что. Вот вообще. Даже на сообщения. Когда горят дедлайны, они могут немного подождать, серьезно.

  • Сначала выполняй ту задачу, которую меньше всего хочется.

  • Следи за своим настроением. Мало кто об этом говорит, но это действительно важно. Когда я в хорошем настроении, задачи выполняются быстро и легко. Да и крутые идеи как-то сами появляются в голове.

  • Иногда я использую тайминг — в течение дня засекаю, сколько времени у меня уходит на конкретные задачи. В будущем это помогает более качественно использовать своё время.

 

Английский календарь Inspiring на кольцах

 

4. Закон Паркинсона

Британский историк Сирил Норткот Паркинсон прославился фразой «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Другими словами, сколько времени ты отведешь на задачу, на столько времени она и растянется. Правильное или неправильное использование этого принципа может сильно повлиять на планирование дня. 

 

Как это работает:

Это не метод управления временем как таковой. Это закон, который, если его понять, может быть применен как один из наиболее эффективных методов, которыми богат тайм-менеджмент. Суть его в том, что, ты точно можешь работать более эффективно за более короткие промежутки времени.

Кстати, это отлично подходит для прокрастинаторов и людей, хорошо работающих под давлением.

 

Вот несколько советов, как применять:

  • Попробуй поработать без зарядного устройства для ноутбука.

  • Установи крайний срок. Дай себе определенное время, чтобы что-то сделать, а затем сократи его вдвое.

  • Ограничивай время для задач. Дай себе всего 20 минут утром, чтобы ответить на электронные письма.

 

Инструменты:

 

Блокнот с Гусем Дела делишки

5. Техника «Ешь эту лягушку» 

Этот метод назван в честь цитаты Марка Твена: «Съешьте живую лягушку утром первым делом, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Начни свой день с выполнения самых обременительных задач и избавься от них.

 

Как это работает:

  1. Четко обозначь цель. Чего ты хочешь достичь больше всего? 

  2. Запиши это. 

  3. Установи крайний срок.  

  4. Составь список того, что нужно сделать для достижения своей цели. 

  5. Организуй этот список в порядке приоритета. Самые важные предметы, наверное, самые сложные. Это твои «лягушки».  

  6. Действуй. Если у тебя на тарелке несколько лягушек, сначала съешь самую противную.

  7. Повторяй этот цикл каждый день, чтобы всегда делать что-то, что будет подталкивать тебя к твоей цели.

 

Инструменты:

 

6. Система GTD, или Getting Things Done (доведение дел до завершения)

Эта система тоже про тайм-менеджмент и основана на нескольких шагах. Вот они:

 

Шаг 1. Сбор

Собери все, что требует твоего внимания. Будь-то физические вещи, электронная информация или твои мысли. Процесс Сбора происходит постоянно, в режиме 24х7х365.

 

Шаг 2. Обработка

Определи, что значит каждый элемент, собранный на первом шаге. Этот процесс включает в себя принятие решения о том, что требует действий, а что нет, каковы следующие действия и каков желаемый результат.

 

Шаг 3. Организация

Помести обработанные элементы в группы, списки или категории, где значение соответствует местоположению. Именно здесь создается надежная система для всех вещей в твоей жизни.

 

Шаг 4. Обзор

Часто пересматривай то, что получилось. Просматривай списки так часто, как нужно, чтобы определить, что нужно делать дальше. Делай еженедельный обзор, чтобы очистить, обновить списки и освободить свой разум.

 

Шаг 5. Выполнение

Просто делай. Выбирай наиболее уместные действия в нужное время. Методология GTD выделяет три основных модели для определения дальнейших действий: ограничивающие критерии, горизонты фокуса и тройственный анализ повседневной работы.

 

Большой магнитный планер на холодильник

 

Как это работает:

Основные принципы, на которых построена методология GTD:

  • Ничего не держать в голове.

  • Проще значит лучше.

  • Думать о решении.

  • Одна задача в один момент времени.

  • Многозадачность — препятствие.

  • Составить список действий.

Все эти принципы помогают приобрести нужные навыки планирования и правильно организовать распределение времени.

 

Инструменты:


Мы постоянно используем вещи, которые облегчают нам планирование времени. И уверены, что инструменты планирования должны быть не только удобными, но и эстетически приятными. Именно такие ты найдешь в нашем каталоге. Приходи посмотреть вживую в нашем шоу-руме в Киеве или можешь заказать онлайн, а мы отправим в любую точку Украины.


ОСНОВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ЛЮБОГО ПЛАНИРОВАНИЯ —

МАГНИТНЫЕ ПЛАНЕРЫ, БУМАЖНЫЕ ПЛАНЕРЫ, БЛОКНОТЫ, КАЛЕНДАРИ

 


Что почитать по теме: